A. Các loại hồ sơ::

I. Hồ sơ quản lý chuyên môn:

1. Quản lý chung :

1.1 Những quy định theo Điều lệ trường Trung học phổ thông:

• -        Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản công văn.
• -        Sổ gọi tên - ghi điểm.
• -        Sổ ghi đầu bài.
• -        Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của hội đồng trường.
• -        Sổ theo dõi phổ cập giáo dục.
• -        Hồ sơ thi đua của nhà trường.
• -        Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên.
• -        Hồ sơ quản lý thiết bị dạy học và thực hành - thí nghiệm.

1.2  Quy định thêm  theo yêu cầu nhiệm vụ năm học:

-        Hồ sơ kiểm định chất lượng hàng năm

-        Hồ sơ thực hiện công tác dạy và học: (Bảng phân công công tác giáo viên, theo dõi việc thực hiện chương trình, dạy bù, dạy thay, dạy phụ đạo, bồi dưỡng học sinh giỏi, theo dõi kết quả hội giảng, sổ dự giờ, hồ sơ thanh tra, đánh giá - xếp loại giáo viên, cán bộ quản lý…).

2. Quản lý học sinh:

2.1 Những quy định theo Điều lệ trường Ttrung học phổ thông:

• -          Sổ đăng bộ.
• -           Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến
• -           Học bạ học sinh
• -           Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh.
• -           Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ.
• -           Hồ sơ theo dõi sức khỏe học sinh.

2.2 Những quy định thêm  theo yêu cầu nhiệm vụ năm học:

• -     Hồ sơ học sinh lên lớp, thi lại và ở lại lớp hàng năm.
• -     Hồ sơ tuyển sinh.
• -     Hồ sơ tốt nghiệp

II. Hồ sơ tổ chuyên môn:

1.  Kế hoạch hoạt động tổ chuyên môn: Thực hiện theo hướng dẫn cần đảm bảo các nội dung cơ bản và bao gồm đầy đủ các yêu cầu hoạt động đặc thù của bộ môn, từng nội dung, chỉ tiêu và biện pháp cụ thể (Gợi ý các nhiệm vụ để tham khảo: Việc thực hiện quy chế chuyên môn, đổi mới phương pháp, tự học, bồi dưỡng đội ngũ, phụ đạo, bồi dưỡng học sinh; phong trào viết sáng kiến - kinh nghiệm NCKH, công tác hội giảng, chuyên đề, thực hành ,tổ chức ngoại khoá, kế hoạch kiểm tra, kế hoạch giảng dạy của từng khối lớp….) Bảng phân công CM và phân công công tác trong tổ.
2. Sổ ghi  các biên bản họp tổ.
3. Sổ theo dõi chất lượng  học tập bộ môn của học sinh.
4.  Sổ kiểm tra hoạt động dạy và học của tổ. Theo dõi thực hiện  chương trình, phân công dạy bù, dạy thay…
5. Lưu đề kiểm tra, đáp án
6. Hồ sơ lưu các văn bản quản lý và chỉ đạo chuyên môn liên quan, phân phối chương trình...

Riêng báo cáo hàng tháng Tổ trưởng gởi file báo cáo cho Phó HT để tổng hợp vào ngày 22 hàng tháng.

III. Hồ sơ giáo viên :    

1. Những quy định theo Điều lệ trường Trung học phổ thông:

• - Giáo án.
• - Kế hoạch giảng dạy.
• - Sổ dự giờ.
• - Sổ chủ nhiệm (nếu được  phân công).

  2. Những quy định theo yêu cầu nhiệm vụ năm học:

- Sổ điểm cá nhân.

- KHGD bộ môn, tài liệu hướng dẫn thực hiện chuẩn kiến thức và kỹ năng bộ môn.

- Sổ học tập - hội họp.

B. Quy định về quản lý một số loại hồ sơ : (trong khi chờ có quy định về sổ điểm điện tử)

   I. Sổ gọi tên – ghi điểm:

   Sổ gọi tên, ghi điểm được sử dụng ngay từ những ngày đầu của năm học do Văn phòng nhà trường chịu trách nhiệm quản lý.

    Phần sơ yếu lý lịch học sinh phải ghi thống nhất với hồ sơ tuyển sinh đã được Phòng Giáo dục và Đào tạo phê duyệt, chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày khai giảng năm học, phần sơ yếu lý lịch học sinh được lập xong và ghi đầy đủ vào sổ. Việc này do chính giáo viên chủ nhiệm thực hiện với yêu cầu chính xác, rõ ràng và sạch đẹp. Nội dung của các trang tiếp theo được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo tiến trình năm học.

   Điểm kiểm tra phải được cập nhật thường xuyên, điểm kiểm tra của môn học nào phải do chính giáo viên đảm nhận môn học đó ghi vào sổ. 

   Cuối mỗi tháng phải thống kê số nghỉ học có phép, không phép của cả lớp.

   Cuối năm học, sổ gọi tên, ghi điểm phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ của nhà trường.

   II. Sổ ghi đầu bài:

   Sổ ghi đầu bài do Văn phòng nhà trường trực tiếp quản lý và được giao cho từng lớp vào các ngày học 

   Lớp trưởng và Giáo viên bộ môn điền các thông tin vào sổ đầu bài theo quy định, những nhận xét - đánh giá  của giáo viên bộ môn về  tiết học phải chính xác, công bằng, khách quan và có tác dụng giáo dục.

   Các buổi, các tiết nghỉ theo kế hoạch trường hoặc của riêng giáo viên phải do giáo viên chủ nhiệm  ghi, ký tên và nêu rõ lý do. Các tiết dạy bù, dạy thay…vẫn phải ghi đầy đủ các thông tin liên quan.

III. Sổ Đăng bộ:

      Sổ đăng bộ không mang khỏi Văn phòng nhà trường nếu không có ý kiến của Hiệu trưởng và sự giám sát của cán bộ làm nhiệm vụ quản lý. Không được sửa chữa, tẩy xóa hoặc bổ sung khi chưa xác minh sự chính xác của thông tin, chưa báo cáo và được sự đồng ý của Hiệu trưởng.

      Hàng năm, học sinh mới trúng tuyển vào trường, học sinh chuyển trường hoặc đi trường khác phải được kịp thời  ghi tên hoặc xóa tên trong sổ đăng bộ.

      IV. Học bạ:

      Tất cả học bạ của học sinh mới tuyển và học sinh cũ do Văn phòng nhà trường quản lý, Hiệu trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng và bảo quản. Cách ghi và sử dụng học bạ theo đúng hướng dẫn tại trang cuối mỗi học bạ.

      Toàn bộ học bạ của học sinh phải hoàn tất trước ngày 31 tháng 5 hàng năm.

      Những học sinh sau khi thi lại hoặc rèn luyện hạnh kiểm được xét lên lớp hay phải học lại phải được ghi rõ và Hiệu trưởng ký xác nhận đầy đủ vào học bạ cuối tháng 8 hàng năm.

      Đối với học sinh mới tuyển vào đầu cấp, học sinh mới chuyển trường sau khi đã bố trí vào lớp ổn định, Hiệu trưởng giao cho giáo viên chủ nhiệm tiến hành lập học bạ. Công việc này phải hoàn tất chậm nhất là cuối tháng 10  của năm học đó.

V. Hồ sơ tuyển sinh:  Thiết lập đầy đủ các loại hồ sơ sau:

1. Danh sách học sinh trúng tuyển vào lớp đầu cấp đã được Phòng Giáo dục và Đào tạo phê duyệt (bản chính).
2. Danh sách học sinh chuyển đến vào đầu cấp học.
3. Danh sách phân bổ học sinh các lớp đầu cấp.
4. Các lọai biên bản, quyết định liên quan công tác tuyển sinh.
5. Các văn bản hướng dẫn công tác tuyển sinh năm học của cơ quan cấp trên.

VI. Hồ sơ lên lớp – học lại:

1. Biên bản của hội đồng nhà trường kèm theo danh sách xét học sinh lên lớp, thi lại, lưu ban cuối năm học.
2. Biên bản xét duyệt học sinh thi lại hoặc đã rèn luyện trong hè - được xét được lên lớp, lưu ban sau khi tổ chức thi lại và kiểm tra rèn luyện trong hè.

VII. Sổ theo dõi học sinh chuyển đi - chuyển đến:

    Khi thiết lập sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến cần có những thông tin tối thiểu sau đây:

        1. Danh sách học sinh chuyển đi: họ và tên, ngày sinh, nơi sinh, lớp đang học, ngày chuyển đi, nơi chuyển đến, lý do, các hồ sơ chuyển đi, người nhận hồ sơ (họ tên, chữ ký), người cấp, ngày cấp…

        2. Danh sách học sinh chuyển đến: họ và tên, ngày sinh, nơi sinh, nơi học trước khi chuyển   đến ( lớp, trường, tỉnh thành phố…) ngày chuyển đến,  người ký và cơ quan cấp giấy chuyển đến, các hồ sơ chuyển đến gồm có (hồ sơ đã có, hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ, ngày gia hạn bổ sung nếu có)  người nhận hồ sơ ( họ tên và chữ ký), ngày nhận hồ sơ, bố trí vào lớp nào…

 C. Những vấn đề cần lưu ý:

      Khi tổ chức thực hiện, cán bộ, giáo viên, cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• -          Đảm bảo yêu cầu và nội dung các loại hồ sơ là chủ yếu, hình thức khoa học, được thống nhất theo thể thức văn bản (Paper size: A4, font: Time new romans,  size: 13-14) không trang trí rườm rà, có thể có logo bộ môn nhưng phải có tính thẩm mỹ và có ý nghĩa
• -          Ngoài các loại hồ sơ - sổ sách chuyên môn tối thiểu và có tính nguyên tắc được thống nhất trên đây, tùy theo điều kiện thực tiễn và yêu cầu quản lý, các tổ có thể quy định  thêm một số loại hồ sơ - sổ sách  khác để thuận tiện cho công tác quản lý - điều hành của nhà trường, của tổ trên tinh thần và thiết thực.